Правовой форум Беларуси

Здравствуйте!В суде Ленинского района в Минске при установлении матери заработной платы 11 сентября 2020 и в феврале 2021 году были отсканированные матери паспортные данные перед судебным заседанием 2 раза разными секретарями.В октябре 2020 года была внесена в книгу о получении данного решения матери о том,что мама получила на руки,фио,но по какому вопросу не было внесено,а именно прописано что за решения факта получения заработной платы.
Скажите,полностью всё прописывается в книге по вынесенному РЕШЕНИЮ или потом сотрудники что-то дописывают или могут сами уже дописать и оформить по каким-то другим действиям,делу и т.д.под видом этого решения? Для каких целей отсканируют паспортные данные личные,если же они есть в суде при подаче иска об установлении факта заработной платы либо по пересмотру вновь открывшимся обстоятельствам через управление социальной защиты.
На имя кого я могу направить своё обращение,чтобы получить ответ о действиях секретаря и кому были предоставленные матери паспортные данные и для каких целей отсканировали на ксероксе 2 раза:1 раз 11 сентября 2020 года (есть данные ФИО секретяря),также в феврале 2021 года. Также чтобы разъяснили и сказали какую информацию внесли в книгу при получении РЕШЕНИЯ на руки 11 сентября 2020 года.

На имя председателя суда. Но   мое мнение,   согласно делопроизводству в суде формируются дела, в которых  все необходимые документы сшиваются, так как  возможно разные секретари ведут   дела, просто по  невнимательности взяли  второй экземпляр  копии документа. Но это обращаю внимание мое личное мнение.